Нет растратам! Богданова Ольга

Нет растратам! 

Богданова Ольга
Директор контрольно-ревизионного отдела ООО «РБ и партнеры» 

Вопреки расхожему представлению контрольно-ревизионные отделы (КРО) создаются не только и не столько для проведения обязательных проверок годовых отчетов и бухгалтерских балансов, сколько в целях предотвращения или минимизации хищений товарно-материальных ценностей и финансов компании. 

От перемены названия функции не меняются

 

Часто приходится слышать споры о том, как именовать отдел: «контрольно-ревизионным» или «службой внутреннего аудита (контроля)»? Между тем суть, конечно, не в названии: и в том, и в другом случае данное структурное подразделение несет ответственность за сохранность имущества компании, предупреждая возможность хищений. 

Контрольно-ревизионному отделу, или службе внутреннего контроля (СВК), иногда приписывают функции консультирующего органа внутри коммерческой компании, перекладывая на него обязанности финансово-бухгалтерского департамента. Возникает вопрос: с какой целью тогда привлекаются внешние аудиторы?

 

Обычно главный бухгалтер для проведения внешнего аудита приглашает специалистов консалтинговой компании, в которой работают его друзья-знакомые. В этом случае, конечно, служба внутреннего аудита просто необходима!

Но зачем переплачивать, дублируя функции внутреннего и внешнего аудита — содержа СВК и привлекая при этом внешних консультантов? 

Не проще ли собственнику обратиться к той фирме, с которой главбух не поддерживает дружеских связей, и потребовать от внешних аудиторов заключение, где будут зафиксированы все огрехи бухгалтерского учета, влекущие доначисления по налогам, а также указаны пути их исправления? То есть в состав КРО желательно ввести аудитора. 
Следует, однако, помнить, что данный отдел — «око государево», хотя при этом он вовсе не является карающим органом для сотрудников коммерческой структуры. Прежде всего это независимая служба, содействующая развитию и приумножению бизнеса путем сохранения ценностей и минимизации потерь.
Безусловно, после очередной ежемесячной проверки финансово-хозяйственной деятельности компании данная служба обязана предоставить генеральному (исполнительному) директору акт для урегулирования спорных моментов и в случае необходимости внести исправления в учетные данные с последующим предоставлением результата проведенной проверки собранию акционеров или совету директоров.

Учет и контроль

Сотрудники КРО, досконально изучив бизнес-процессы компании, разрабатывают (самостоятельно или при участии других структур) регламенты финансово-хозяйственного документооборота с целью предотвращения и минимизации хищений и предлагают их на утверждение исполнительному директору и совету директоров (учредителей). 

Работа КРО состоит в оперативном контроле текущих вопросов, связанных с товарно-материальными ценностями и финансами, таких как списание, пересортица, регулирование отпускных цен на продукцию, мониторинг договоров и строительных смет с контрагентами, самостоятельное проведение сверок с поставщиками и покупателями, контроль дебиторской задолженности, финансовый анализ хозяйственной деятельности компании. По итогам отчетного периода (квартал, год) документы еще раз перепроверяются в связи с возможностью внесения исправлений в данные за прошедшие периоды.
Особое внимание необходимо уделять контролю движения денежных средств по расчетным счетам и в кассе. Современные технологии позволяют делать это в режиме on-line. Впрочем, проверку перемещения финансов можно проводить и на следующий день, что также способствует скорейшему выявлению ошибок (или хищений).

Инвентаризация

Говоря об инвентаризации, следует отметить, что это заключительная мера выявления хищений. Высококвалифицированный ревизор выявит недостачу на основании документальной проверки, а инвентаризация лишь подтвердит факт хищения. Возможны ситуации так называемого перемещения на удаленные склады, требующие к себе особо пристального внимания, а также операции по возврату и списанию.

При списании товара, пришедшего в негодность, данные в учете необходимо корректировать только по факту реального вывоза. Иначе невыявленная недостача будет перекрыта списанной, но не утилизированной продукцией.
Массовую инвентаризацию следует начинать одновременно на всех объектах. Если в отделе не хватает сотрудников, проверку надо осуществлять по так называемым «отдельным группам» товаров — для минимизации возможностей замены недостающего на объекте артикула. При внеплановой инвентаризации важен эффект неожиданности. Такого рода мероприятия целесообразно проводить спустя некоторое время после плановой проверки, о которой необходимо заранее уведомлять.

Приписки, «откаты» и прочие фокусы

Особый интерес для собственников бизнеса должна представлять фактическая себестоимость производимой продукции. В настоящее время во многих компаниях практикуются ежемесячные и годовые выплаты бонусов от финансового результата. В связи с этим повышается вероятность совершения приписок, смысл которых заключается в уменьшении себестоимости продукции и, следовательно, увеличении прибыли и бонусов.

Мониторинг договоров и смет на строительные работы в текущем режиме позволяет не только повышать конкурентоспособность компании за счет уменьшения закупочных цен, но и минимизировать возможности получения «откатных» сотрудниками отделов снабжения и продаж. 
Проверяя обоснованность закупочных цен, нередко сталкиваешься с фактами завышения сотрудниками отдела снабжения цен на поставляемое сырье (комплектующие и пр.). Изучив технические и химико-технологические характеристики товаров, специалисты КРО предлагают альтернативных поставщиков.
Так называемые «дельты» — разницы между ценой продажи и оплатой товара — могут оседать не только в кармане покупателя-снабженца, но и в кошельке сотрудника. При продаже товара его стоимость может колебаться в определенном ценовом диапазоне. В случае оплаты по верхней границе счет может корректироваться в сторону уменьшения, а разница в оплате будет отражена в документах как возврат.
Сокрытие недостачи на сырьевом складе оформляется как списание в производство. Эта недостача выявляется непосредственно на производственных участках. Именно с этим связана необходимость одновременной инвентаризации «взаимозависимых» участков.
При проверке производственного предприятия было отмечено заметное увеличение объема бракованной продукции. Дальнейший анализ выявил заинтересованность сотрудников в необоснованно жесткой отбраковке товара, который затем скупался ими по «бросовым» ценам и продавался заинтересованным лицам. При введении режима полной утилизации бракованной продукции и запрета на ее реализацию сотрудниками предприятия количество «отходов» при выпуске резко снизилось. 
Специалисты контрольно-ревизионного отдела всегда должны быть готовы к выявлению ошибок или злоупотреблений и проявлять нестандартный подход к решению проблем минимизации и предотвращения финансово-материальных потерь. 


https://www.lobanov-logist.ru/library/352/56887/
Дата публикации: 15.10.2006