Юрий Барняк: «Считаем себестоимость складских операций».

Бизнес-практика. Менеджмент.

Юрий Барняк: «Считаем себестоимость складских операций».

Журнал «Логистика и управление», №7, 2009г. 

Для управления себестоимостью процессов склада необходимо рассчитать планово-технологическую себестоимость каждого процесса. Речь идет о себестоимости как составляющей части не бухгалтерского, а управленческого учета. Анализ себестоимости проводится систематически в течение года в целях выявления излишних затрат, нахождения резервов и определения путей их снижения.


 В системе управленческого учёта себестоимость формируется не для целей налогообложения, а для того, чтобы руководитель имел полную информацию о затратах и мог управлять ими. В зависимости от поставленной управленческой задачи могут использоваться различные методы учета затрат и расчёта себестоимости. Существуют различные методы учета затрат и расчета себестоимости продукции (работ, услуг). Их выбор и применение зависит от ряда частных факторов: отраслевой принадлежности, размера, применяемой технологии, ассортимента продукции и т.п., иначе говоря, от индивидуальных особенностей компании.
Главное, чтобы выбранный компанией метод обеспечивал возможность реализации важнейшего принципа управленческого учета - управления себестоимостью по отклонениям. Любой метод распределения затрат на объекты использует определенные допущения и упрощения. Если вам скажут, что в результате вы будете знать, сколько стоит ваш продукт (процесс, услуга, функция) абсолютно точно, не верьте, вас обманывают.

В настоящей статье для расчета себестоимости процессов склада мы будем использовать логику метода ABC (Activity Based Costing), что в переводе с английского означает учет затрат по функциям (видам деятельности, процессам, операциям). При методе АВС организация рассматривается как набор процессов (функций, операций и т.д.). Объектом учета затрат при этом методе является отдельный процесс (функция, операция и т.д.). Для целей данной статьи применим термин \"учет затрат по процессам\". 


Параметры для расчета себестоимости процессов

Для систематического управления себестоимостью процессов склада нам необходимо рассчитать планово-технологическую себестоимость каждого процесса. Планово-технологическая себестоимость процесса показывает, сколько средств (в разрезе статей сметы расходов) затрачивает склад на обеспечение работоспособности того или иного процесса в учетном временном периоде согласно описанной технологии. За учетный период принимается, как правило, месяц (квартал, календарный год). Иными словами: планово-технологическая себестоимость показывает, сколько средств планирует затратить склад на то, чтобы выполнять (быть готовым выполнять) в учетном периоде процесс в соответствии с утвержденной технологией (описанной определенным образом, например с помощью технологических карт).

Для расчета планово-технологической себестоимости процесса, нам необходимо, чтобы в нашей организации (в т.ч. и на складе): 

- все места возникновения затрат были определены;
- все расходы классифицированы (разделены на постоянные и переменные, прямые и косвенные, производственные и общеорганизационные);
- организационно-штатная структура составлена и утверждена;
- необходимое количество и объем материально-технических ресурсов для деятельности имеются; 

- смета расходов рассчитана и разнесена по статьям затрат (заработная плата, арендная плата, эксплуатационные расходы, коммунальные платежи, амортизация оборудования, страхование, расходы на обслуживание, операционные расходы и т.д.).

 

Теперь необходимо составить список процессов, полно описывающий всю деятельность склада и достаточный для разнесения затрат на объекты с точностью, приносящей планируемый экономический эффект. Здесь следует отметить, что чем более детально описываем список процессов, тем точнее результат, но, и тем дороже стоит реализация учетных процедур. Для склада основными процессами могут быть следующие: приемка товара; размещение товара на хранение; отбор товара; комплектация товара; упаковка и маркировка товара; отгрузка товара; перемещение товара между ячейками хранения и др. 

Далее для каждого процесса нужно поставить в соответствие носитель затрат. Важно только, чтобы выбранные носители были измеряемы, доступны и идентифицируемы. Носителями затрат могут быть: штуки, тонны, метры, часы, машино-часы, человеко-часы и т.д. 
Особенностью основных процессов склада является то, что во всех процессах происходит работа с грузом: коробками, упаковками, ящиками, емкостями, паллетами и др. При определении технологических возможностей склада, производительности персонала и оборудования, нормировании работ и операций рассчитывают количество обрабатываемого груза за расчетный период времени (час, сутки, месяц, год). Для получения расчетных данных обычно применяют некоторую расчетную грузовую единицу: штуку, коробку, условную паллету, кубометр груза и т.д. Для расчета себестоимости складских процессов, носителями затрат мы также определим условную грузовую единицу (г.е.) для всех основных процессов. 



Расчет планово-технологических показателей

После того, как составлен список процессов и определен носитель затрат по каждому процессу, теперь каждому процессу и носителю необходимо поставить в соответствие стоимость потребляемых ими ресурсов.

Делаем это следующим образом:

1) Расчетно-опытным путем используя для расчета имеющееся количество ресурсов (персонал, техника и оборудование, время работы склада, программное обеспечение, нормы и др.), а также технологические возможности склада, для каждого процесса мы определяем плановое количество обрабатываемых (производимых) единиц носителей затрат (грузовых единиц); 

 2) Затраты по каждой статье сметы расходов распределяем между процессами склада. Для этого из каждой статьи затрат выделим прямые, косвенные и общие затраты по каждому процессу. Для каждого вида затрат выводим процент (долю) отнесения их на соответствующие процессы используя параметр, пропорционально которому распределяются затраты. В данном случае таким параметром является количество единиц носителя затрат (грузовых единиц), произведенных в рамках процесса. Рассчитываем затраты по каждому процессу склада суммируя затраты, определенные по каждой статье, т.е. определяем себестоимость каждого процесса;

 3) Путем деления суммы затрат по каждому процессу на количественное значение соответствующего носителя затрат, определяем стоимость единицы носителя затрат. Рассчитанная планово-технологическая себестоимость процессов склада используется для сравнения с фактической себестоимостью процессов, рассчитываемой по истечении учетного периода, и анализа отклонений.

 

При анализе отклонений можно сделать выводы о соответствии рассчитанных планово-технологических показателей, уровне производительности персонала и оборудования, эффективности работы управленческого персонала, необходимости пересмотра режимов и графиков работы, об изменении организационно-штатной структуры и технологических процессов, правомерности повышения материальных расходов и дополнительных расходов на персонал (например, оплаты сверхурочной работы) и др. Алгоритм расчета фактической себестоимости процесса идентичен алгоритму расчета планово-технологической себестоимости процесса. 

Схематично алгоритм расчета себестоимости процессов склада показан на рисунке.

    

Прямые затраты – затраты, которые могут быть идентифицированы с конкретным процессом, и расходуемые исключительно для поддержания функционирования конкретного процесса.

  Косвенные затраты — затраты, которые не могут быть отнесены на какой-либо конкретный процесс, но их можно идентифицировать в нескольких процессах, между которыми такие затраты распределяются.

  Общие затраты — затраты, которые не могут быть отнесены на какой-либо конкретный процесс, и их невозможно идентифицировать ни в одном из процессов.


 Общие затраты распределяются на все процессы. Все расчеты оформляются в виде сводной таблицы, которая может выглядеть следующим образом.




Пример расчета


 Рассмотрим расчет себестоимости процессов склада на примере процесса «Отбор товаров» и статей затрат «Заработная плата», «Амортизация оборудования» и «Арендные платежи».

 

1. Статья «Заработная плата». 

А) Прямые затраты (ПЗ) на процесс по статье. Непосредственно только в процессе «Отбор товаров» участвовали 5 комплектовщиков. Заработная плата одного комплектовщика составляет 10000 рублей.
Итого прямые затраты составят 10000×5 = 50000 рублей.

Б) Косвенные затраты (КЗ) на процесс по статье. В процессе «Отбор товаров» принимали участие 5 операторов штабелеров, которые также были задействованы в процессах «Размещение товаров на хранение» и «Перемещение товаров между ячейками хранения». Заработная плата одного оператора штабелера составляет 20000 рублей. Всего заработная плата пяти штабелеров составляет 20000×5 = 100000 рублей. Из таблицы 1 видно, что в рамках процесса «Отбор товаров» было произведено 2000 г.е., процесса «Размещение товаров на хранение» - 2000 г.е., процесса «Перемещение товаров между ячейками хранения» - 1000 г.е. Всего произведено в этих процессах 5000 г.е. Затраты на 1 г.е. составят 100000÷5000 =20 рублей.
Итого косвенные затраты составят 20×2000 = 40000 рублей.

В) Общие затраты (ОЗ) на процесс по статье. Заработная плата управления и некоторых специалистов склада не может быть идентифицирована с какими-либо процессами и распределяется на все процессы. Из таблицы 1 видно, что всего во всех процессах произведено 11000 г.е. Заработная плата начальника склада и специалистов составляет 220000 рублей. Затраты на 1 г.е. составят 220000÷11000 = 20 рублей.
Итого общие затраты составят 20×2000 = 40000 рублей.

Г) Затраты на процесс по статье составляют: ПЗ+КЗ+ОЗ = 50000+40000+40000 = 130000 рублей.


2. Статья «Амортизация оборудования». На складе используется оборудование и техника, амортизационные отчисления которых за учетный период составляют (на одну единицу оборудования и техники): 15 стеллажей (2000 руб.), 2 погрузчика (2500 руб.), 5 штабелеров (3000 руб.), 20 гидравлических тележек (500 руб.), 15 РЧ-терминалов (1000 руб.), 14 компьютеров (500 руб.), 6 принтеров (500 руб.), 2 копировальных аппарата (500 руб.).

А) Прямые затраты на процесс по статье. Непосредственно только в процессе «Отбор товаров» использовались 5 РЧ-терминалов.
Итого прямые затраты составят 1000×5 = 5000 руб.

Б) Косвенные затраты на процесс по статье. В процессе «Отбор товаров» использовались 5 штабелеров, которые также использовались в процессах «Размещение товаров на хранение» и «Перемещение товаров между ячейками хранения». Амортизация пяти штабелеров составит 3000×5 = 15000 рублей. Из таблицы 1 видно, что в рамках процесса «Отбор товаров» было произведено 2000 г.е., процесса «Размещение товаров на хранение» - 2000 г.е., процесса «Перемещение товаров между ячейками хранения» - 1000 г.е. Всего произведено в этих процессах 5000 г.е. Затраты на 1 г.е. составят 15000÷5000 =3 рубля.
Итого косвенные затраты составят 3×2000 = 6000 рублей. 

В) Общие затраты на процесс по статье. Вся остальная техника и оборудование использовались во всех процессах. Оставшиеся затраты по статье не могут быть идентифицированы с какими-либо процессами и распределяется на все процессы. Из таблицы 1 видно, что всего во всех процессах произведено 11000 г.е. Амортизация техники и оборудования, использующейся во всех процессах составляет 66000 рублей. Затраты на 1 г.е. составят 66000÷11000 = 6 рублей.
Итого общие затраты составят 6×2000 = 12000 рублей.

Г) Затраты на процесс по статье составляют: ПЗ+КЗ+ОЗ = 5000+6000+12000 = 23000 рублей.


3. Статья «Арендные платежи». Затраты по этой статье не могут быть идентифицированы с какими-либо процессами и распределяется на все процессы. Из таблицы 1 видно, что всего во всех процессах произведено 11000 г.е. Арендная плата за учетный период составляет 990000 рублей. Затраты на 1 г.е. составят 990000÷11000 = 90 рублей.
Итого общие затраты составят 90×2000 = 180000 рублей.
Затраты на процесс по статье составляют: ПЗ+КЗ+ОЗ = 0+0+180000 = 180000 рублей.


4. Таким же образом рассчитываем затраты по остальным статьям. Итоговые затраты на процесс (сумма затрат по каждой статье) составят себестоимость процесса. В нашем примере из таблицы 1 себестоимость процесса «Отбор товаров» составляет 376000 рублей.


5. Стоимость носителя затрат процесса «Отбор товаров» составляет: 376000÷2000 = 188 рублей. 
Для расчетов себестоимости процессов по предложенной нами методике можно использовать Microsoft Excel, либо использовать один из множества присутствующих на рынке программных продуктов, предназначенных для работы с АВС. Также многие методики расчета себестоимости успешно реализованы в большинстве автоматизированных систем управления предприятием. В рамках данной статьи и приведенного примера мы не учитывали общеорганизационные затраты, которые распределяются на все процессы организации.

 

Рассмотренная нами методика расчета себестоимости складских процессов применяется на практике и характеризуется довольно высокой точностью. Организации могут применять другие методы, которые они выбирают исходя из своих потребностей и возможностей.

 

Опубликовано на Профессиональном сайте Юрия Барняка

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/56954/

http://barnyak.ru/articles/ybarticles/article-3