Экспедиторские документы Новые бланки и старые правила Кечайкин Игорь

Экспедиторские документы
Новые бланки и старые правила

Когда экспедитор приступает к выполнению услуг по доставке груза?
Как согласуются сведения о ценностях между клиентом и экспедитором?
Что указывается в экспедиторских бланках?

Недавно Минтранс России издало приказ от 11 февраля 2008 г. № 23, которым утверждаются бланки экспедиторских документов и порядок их оформления. Экспедиторских бланков три (таблица 1), при необходимости могут применяться иные документы, в зависимости от характера транспортно-экспедиторских услуг. Например, при международных перевозках стороны вправе оговорить необходимость составления иных бумаг, помимо существующих. Нелишне оговорить необходимость составления отчета экспедитора. Где будут указываться, например, суммы, перечисленные в счет заключенного по поручению клиента договора перевозки, документы, подтверждающие доставку до пункта назначения, сумма вознаграждения и др.

Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции. Это означает, что если какие-либо условия не оговорены в контракте, дополнительных соглашений оформлять не нужно, достаточно информации в экспедиторских бумагах.

Общая схема и требования

Согласно правилам (утверждены постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554) после оформления договора клиент выдает заполненное и подписанное поручение экспедитору, где приводятся сведения о грузе. Экспедитор рассматривает поручение и направляет его клиенту обратно с отметкой о согласовании или отказом с указанием причин. С момента получения клиентом письменного согласования поручения, оно подлежит исполнению.

Экспедитор, принимая груз, составит экспедиторскую расписку. Она предоставляет ему право владения грузом до момента передачи ценностей клиенту, либо указанному в соглашении грузополучателю. В случаях, когда экспедитор принимает груз клиента на хранение, он выдает клиенту складскую расписку.

Теперь перейдем к заполнению экспедиторских бумаг. Правила устанавливают общие требования ко всем трем формам. Бланки заполняются в двух экземплярах. Допустимо использовать бланки типографские и распечатанные с помощью компьютера. Они изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Наименование располагается по центру верхней части листа, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером № 16. Заполнять документы можно от руки (синей или черной ручкой) или с использованием компьютерной техники. Подчистки и помарки в них не допускаются.

Обязательно заполняются строки, где предусматривается информация об участниках (сторонах). В зависимости от характера и свойств груза заполняются соответствующие строки бланка, касающиеся информации о грузе.

Поручение экспедитору

Поручение составляет клиент, второй экземпляр передается экспедитору. Бланк можно оформить как на однократное выполнение услуг, связанных с перевозкой, так и на систематическое сотрудничество.

После заголовка указываются номер и дата (строки 1 и 2). Далее следует информация об участниках договора: грузоотправителе, клиенте, грузополучателе и экспедиторе (строки 3-6). Здесь вписывается полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица. Когда партнером выступает ИП - фамилия, имя, отчество и место жительства предпринимателя.

Если одну из сторон договора, кроме грузополучателя, необходимо известить о прибытии груза, ставится отметка в строке 7. Здесь стоит указать форму оповещения. Строка заполняется также и в отношении третьих лиц, которых нужно поставить в известность о доставке, при этом пишется их фирменное наименование и местонахождение.

В строке 9 указывается наименование груза, точный адрес его нахождения, а также дата готовности груза к отгрузке. Строки 8, 13-19 посвящены перевозимым ценностям. В частности следует указать страну происхождения, товарный код, маркировку, вес, объем, стоимость, размеры упаковки. Данные следует внести по максимуму, чтобы в случае спора проблем с идентификацией груза не возникло.

Самому исполнению услуг посвящены строки 10 - 12, 20, куда записываются вид используемого транспорта, адрес доставки. Если ценности страхуются, по усмотрению клиента в строку 13 заносятся номер и дата страхового полиса, полное наименование страховой компании (страховщика), его местонахождение, а также формулировка условий страхования, касающихся конкретной отгрузки.

Все бумаги на груз, прилагаемые к поручению и необходимые для перевозки перечисляются в строке 20. Предусмотрены поля и для дополнительной информации о грузе, в том числе об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза (строка 21). Завершается заполнение бланка подписью клиента или его уполномоченного лица, с расшифровкой (фамилия, имя, отчество).

Расписки

Экспедиторскую расписку составляет сам экспедитор, передавая экземпляр грузоотправителю или клиенту. В целом ее содержание аналогично поручению экспедитору. В ней также прописываются сведения о сторонах сделки, подробные данные о грузе.

Отличная строка 14 «Условия», где указываются условия приема груза экспедитором на транспортно-экспедиционное обслуживание и обязательства экспедитора. Ниже, по усмотрению сторон, проставляются особые отметки (строка 15) - любая дополнительная информация о ценностях, об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза. Расписку подписывает экспедитор или его уполномоченное лицо (с расшифровкой).

Складская расписка заполняется экспедитором в двух экземплярах в случае приема груза на хранение (оригинал вручается клиенту). Складская расписка в целом похожа на экспедиторскую. В ней приводятся данные о грузе, клиенте и экспедиторе. Обязательно указывается местонахождение склада, куда ценности помещаются для хранения (строка 5). По усмотрению экспедитора заполняется строка 7, предназначенная для информации о страховании груза.

Источник: Статья опубликована в журнале «Современный предприниматель» (№ 4 апрель 2008г.)