ПОСТРОЕНИЕ ОТНОШЕНИЙ С ЛОГИСТИЧЕСКИМ ОПЕРАТОРОМ Панасенко Е.В.

ПОСТРОЕНИЕ ОТНОШЕНИЙ С ЛОГИСТИЧЕСКИМ ОПЕРАТОРОМ

Директор по логистике ГК «Юнитоп» Панасенко Е.В.

Перевод на аутсорсинг операций, не являющихся профильными для Вашего бизнеса – приём достаточно известный. Для многих компаний-дистрибьютеров кажется весьма привлекательным решение об отказе от собственных складов и передача складской логистики на плечи специализированного Логистического оператора. Но не следует забывать и о подводных камнях… И главный из них – Вы вступаете в отношения с другим юридическим лицом, управлять которым Вы сможете только на основании договорных отношений. А это потребует от Вас существенного пересмотра собственных бизнес-процессов.

  Данный вопрос всё чаще ставится перед директором по логистике в нынешних экономических условиях. Прежде всего, давайте разберёмся, почему собственники и руководитель компании задаются этим вопросом.

Как правило, причины в следующем:

- складская логистика не является стратегическим направлением развития бизнеса Вашей компании;
- за весь период деятельности фирмы, не осуществлялись значимые инвестиции в склад;
- доля накладных затрат в бюджете склада занимает значительную часть (более 30%);
- имеющийся склад используется в неполном объёме как по обороту складских мест, так и по времени работы в течение суток, недели, месяца и года;
- на рынке логистических услуг имеются приемлемые предложения как по уровню сервиса, так и по экономическим соображениям.

 

Очень часто директора по логистике болезненно относятся к рассмотрению вопроса отказа от собственного склада и перехода на работу с логистическим оператором (т.е. на аутсорсинг складской логистики). Как правило, причины в основном субъективные. Действительно, ведь склад – это обычно самое крупное по численности подразделение. Оно придаёт директору по логистике значимости, он уже знает, как им управлять. Собственный склад «прощает» недоработки в части регламентации бизнес-процессов, бюджетирование и экономические расчёты можно вести «от достигнутого» и т.п. Конечно, склад – хозяйство хлопотное. Но где хлопоты, там и зарплата… С другой стороны, аутсорсинг в нашей стране – дело новое. Рынок складской логистики ещё только находится в стадии созревания, множество компаний-дистрибьютеров уже обжигались на «незрелом партнёре» и вновь возвращались к собственному складу. Тем более, что многие дистрибьютеры в наше время, разбираются в складской логистике лучше, чем иные ЛО. Но рано или поздно, всё станет на свои места. Каждый должен заниматься своим делом. Дистрибьютеры будут покупать и продавать товары, а ЛО производить и продавать логистические услуги. Современная логистика требует серьёзных инвестиций. Без этого, она останется на первобытном уровне. А инвестиции делаются только в том случае, когда они вкладываются в основной бизнес! Только тогда они дают максимальную отдачу. И это уже вопросы стратегического планирования бизнеса компании. Домостроевские тенденции в построении бизнеса – тупиковый путь…

Ответ на этот вопрос начинается с экономического анализа. 

Подготовьте три варианта расчётов:
Вариант 1. Собственный склад с учётом возможной оптимизации процессов и расходов.
Вариант 2. Комбинированный – собственный склад + аутсорсинг части складских операций.
Вариант 3. Полный перевод складских операций на аутсорсинг логистическому оператору.
Расчёт необходимо делать не менее чем на 3 года вперёд исходя из номинального варианта прогноза продаж на данный период.

 

Данный расчёт – серьёзный вопрос. Если у Вас нет опыта в его подготовке, лучше обратиться за помощью к консультантам и специализированным фирмам.

Результаты расчёта необходимо рассматривать коллегиально, с учётом мнений продажников, маркетологов, финансистов и конечно же, руководства компании, т.к. данный вопрос относится к стратегическому направлению развития фирмы на долгосрочную перспективу.

 

Допустим, в конечном итоге, вами принято решение о привлечении ЛО для осуществления складских операций с вашим товаром.

 Для начала, сформулируйте конкретное техническое задание вашему будущему партнёру. Укажите характер груза (товара), объём хранения, объёмы поставок, отгрузок и прочих складских операций, с учётом сезонности. Обязательно опишите потребность в дополнительной предпродажной подготовке товара, если таковая имеется. Обычно, ЛО имеют собственный опросный лист, с помощью которого они запрашивают Ваши потребности, и затем готовят, на его основе, своё бизнес-предложение. Но поверьте, если Вы сначала сами конкретизируетесь в своих предложениях, Ваш диалог будет более конкретным и продуктивным.

 

Поиск ЛО следует проводить на конкурсной основе. Лично я отработал около 30 предложений, в том числе, 24 компании посетил лично, прежде чем сформировался список «финалистов». Из этого списка, на коллегиальное рассмотрение были предложены 3 компании с примерно одинаковым перечнем услуг, и близкими экономическими показателями (расценками на услуги).

 

Далее, подготовьте свой вариант договора с будущим Логистическим оператором. При этом, обратите внимание на следующие вопросы.

1. Чётко пропишите все основные процессы, которые Вы передаёте на исполнение ЛО. Не должно быть разночтений в границах процессов приёмки товара, постановки на хранение, набора заказов, контроля, комплектации, и отгрузки. Учтите при этом специфику по-клиентной комплектации и отгрузки по направлениям (маршрутам). Для компаний-дистрибьютеров это очень важно. Ведь для ЛО – единственный клиент – это вы. Но вы отгружаете набранные заказы множеству Получателей груза, т.е. своим клиентам. При этом, нужно учитывать, что отгружать их необходимо в определённой последовательности с учётом правил погрузки в транспортное средство. Если вы не учтёте это заранее, то в дальнейшем, в этой части создаётся почва для разногласий.

 

2. Ценообразование следует производить в привязке к прописанным процессам. К примеру, в понимании ЛО в тариф на набор заказов включаются снятие товара с мест хранения и перемещение в зону комплектации. Вы же считаете, что в эту операцию должны ещё входить контроль, по-клиентная комплектация и подготовка к отгрузке по направлениям. И если ранее с другими своими клиентами ЛО этих операций не делал, то у вас могут возникнуть серьёзные разногласия уже в процессе работы (после подписания договора). И таких нюансов в части разграничения операций и соответственно, тарифов достаточно много.

 

3. Разработайте ограничители и нормативы на выполнение основных операций для ЛО. Ведь вам важно, чтобы заказ не просто собрали, но ещё и собрали в нужное время! 

 

4. Важнейший вопрос – конкретизация требований к качеству складских операций и ответственности за отклонения от установленных требований в этой области. Во-первых, определитесь, что вы будете понимать под качеством складских операций, во-вторых, в какой форме будут предъявляться претензии, регламентный срок на их отработку и далее, ответственность за отклонения от согласованных параметров качества. При этом, ответственность должна быть предельно конкретной и легко рассчитываемой по итогам работы за установленный период. Этот вопрос нередко становится основным в ходе практической работы. На эту тему лучше поговорим отдельно, т.к. она достаточно объёмна и достаточно слабо освещена в специальной литературе.

 

5. Определитесь в дополнительных работах, которые требуются вам в качестве предпродажной подготовки. Нередко именно они могут стать камнем предкновения, т.к. ЛО может оказаться не готов выполнять их в нужном объёме. А продавать товар без, к примеру, специальной стикеровки, не приемлемо для вас…

 

6. Обеспечение учёта и сохранности товаров. Изначально следует договориться о системе текущих инвентаризаций и ежегодной полной инвентаризации товаров с остановкой всех рабочих процессов и физическим пересчётом товара совместными счётными группами. Данная работа потребует от ЛО дополнительных ресурсов. Поэтому, расценки на операции пересчёта следует оговорить заблаговременно, также как и описать процедуру инвентаризации.

 

7. Разработайте систему документооборота и информационного обмена. 

 

Рассмотрим основные отчёты и документы, используемые в работе с ЛО:

 

1. Файл описания продуктов – Product file. Предоставляется Клиентом в электронном виде, обычно в виде файла в формате EXCEL. Файл содержит описание каждого продукта, стоимость товара, передаваемого на ответственное хранение и должен быть предоставлен для ввода необходимой информации в учетную систему ЛО до начала операций по соответствующему продукту. Product file может изменяться и пополняться по мере необходимости.

 

2. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение МХ-1. Данный Акт оформляется на основе унифицированной формы первичных учетных документов. Акт МХ-1 оформляется ЛО по каждому прибытию грузов в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон и заверяется подписью уполномоченных представителей и печатями ЛО и Клиента. Подписание акта означает – «Груз сдал, Груз принял». С этого момента – Ваш товар на ответхранении у ЛО.

Обратите особое внимание на нюансы.

К примеру, кто будет отвечать за товар в интервале времени, с момента когда он был уже выгружен из автомашины, пересчитан, проверен по количеству и качеству совместно с Вашим представителем и до момента, когда ему на подпись принесли подготовленные экземпляры акта МХ-1?

Какое время Вы отводите на подготовку этого документа с момента окончания пересчёта?

На основании какого документа оператор ЛО будет готовить акт МХ-1?

 

Ведь товар ещё не заведён в информационную систему ЛО. Конечно, идеальный вариант, когда представители ЛО сами принимают Груз у перевозчика. Но такой доверительный уровень отношений, как правило, наступает не сразу. Тем более, если Ваш товар специфичен и требует особых компетенций для его идентификации и приёмки по качеству. Вы также можете указать в акте фактическое время постановки а/м по выгрузку, окончание выгрузки и окончание приёмки по количеству и качеству. Если в вашем договоре данные процессы нормированы, то данная информация обозначит контрольные точки выполнения данных нормативов.

 

3. Акт о соответствии качества и количества товарно-материальных ценностей, принимаемых к ответственному хранению. В Акте указывается фактическое количество прибывшего Груза Клиента, по каждому наименованию и коду, фиксируется все расхождения по количеству и ассортименту с товарно-транспортными документами Поставщика, состояние упаковки и наличие внешних повреждений. Данный документ позволит Вам предъявить претензию по качеству поставки.

4. Акт о возврате товарно-материальных ценностей с хранения МХ-3.

Данный Акт оформляется на основе унифицированной формы первичных учетных документов. Акт МХ-3 оформляется ЛО по каждому «Заказу на отгрузку» в двух экземплярах. Подписание акта означает, что ответственность ЛО за сохранность Ваших Грузов закончена, он передал Вам заказ в полном соответствие с Вашим распоряжением на отгрузку. 

5. Акт о повреждении продукции.

ЛО оформляет Акт о повреждении продукции Клиента при обнаружении поврежденной продукции на Объекте, либо при нанесении повреждений при выполнении операций. ЛО указывает в Акте количество поврежденного груза, его код, наименование, характер повреждений, в соответствии с классификацией, предусмотренной в Инструкции Клиента, а также предполагаемую причину повреждений. Акт заверяется подписями членов комиссии в составе уполномоченных представителей ЛО и Клиента.

6. Реестр отгрузок

Реестр – это сводный график прибытия ТС и организации процесса погрузки планируемые в течение следующего рабочего дня. Данный реестр должен содержать следующую информацию по каждому маршруту:
- дата отгрузки;
- номера заявки на отгрузку;
- планируемое время отгрузки;
– номер транспортного средства (ТС);
- способ доставки (самовывоз, передача груза представителю Клиента, доставка).
Данный реестр позволяет ЛО планировать свой ресурс исходя из нагрузки и установленных временных параметров на приёмку-передачу заказов со склада. В случае отклонения от установленных договором регламентов и параметров, указанных в реестре отгрузок, Клиент вправе предъявить соответствующую претензию.
По факту отгрузок формируется отчёт о произведенных отгрузках, с указанием параметров отгрузки по принципу «план-факт» (отчёт Shipped).

7. Подтверждение счета (Billing). 

  Содержит подробную сводную информацию об услугах, оказываемых Клиенту за отчетный период. Информация детализируется по кодам услуг и по объему их оказания. На основании этого документа Клиенту выставляется счет за фактически оказанные услуги. В случае отсутствия электронной опции формирования биллинга, во избежание споров «задним числом», рекомендуется делать сверку по произведенным операциям не реже, чем раз в неделю.

 

8. Отчет о товарных остатках (Stock Inventory). 

  Содержит информацию о наличии и статусе продукции Клиента на складе ЛО на отчетный момент. Отчет формируется по кодам товаров и дает следующую информацию: 
- Код и наименование продукции;
- Физическое наличие единиц продукции на складе, всего;
- Поврежденный и бракованный товар (Сток некондиционного товара);
- Товар, имеющий особое функциональное назначение, по согласованию с Клиентом;
- Товар, доступный для подбора и отгрузки в стандартном режиме.
  Данный отчёт понадобится Вам для сверки Стока ЛО с Вашей корпоративной Базой данных. Такие сверки рекомендуется проводить не реже чем раз в месяц, а при больших количествах операций – еженедельно.

 

9. Отчет о движении товара (Activity). 

  Данный отчёт формируется одновременно с отчётом о товарных остатках (Stock Inventory). Отчет содержит следующую информацию:
- отчётный период;
- код и наименование товара;
- остаток на начало периода;
- количество поступивших учетных единиц;
- количество отгруженных учетных единиц;
- остаток товара на складе на окончание периода;

- номера документов, являющихся основанием для движения товара.

  В случае расхождений по остаткам товаров, выявленных при сравнении отчёта Stock Inventory с остатками по Вашей БД, отчёт Activity позволяет выяснить причину расхождений.
  Кроме того, для единой идентификации документооборота, следует применять специальное ПО, обеспечивающее присвоение сквозной нумерации всех входящих распоряжений от Клиента к ЛО и наоборот, исходящих сообщений о произведенных перемещениях и отгрузках. Это позволит вам автоматизировать сверку товародвижения по документам. Такие почтовые буферы обычно предусмотрены в современных WMS. И этот блок должен быть описан в договоре с ЛО. 
К информационному обмену относится и обмен списками авторизованных сотрудников Компании и ЛО, с указанием их должностных обязанностей, полномочий, а также электронных адресов и номеров телефонов.
  Если у вас нет опыта в работе с ЛО и нет специалистов в подготовке пакета документов при переходе на аутсорсинг, лучше обратитесь к опытным консультантам. Иначе, данное стратегическое решение (переход на аутсорсинг) не только не облегчит вашу жизнь, но и наоборот, привнесёт очень серьёзные риски в ваш бизнес!

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/56678/